Access_CH05_报表

本章目标

• 报表概述
• 创建简单报表
• 在报表设计视图中创建报表
• 报表的打印

报表概述

报表的功能

报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点。

（1）报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，而且可以对大量原始数据进行计数、求平均、求和等统计计算

（2）报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便、有效地处理商务、各项数据和执行计算，还提供了以下功能。

1、可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。

2、可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观

3、通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息

4、可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义

报表的类型

Access系统按照报表的结构，提供了表格式、图标和标签三种报表类型

（1）表格式报表：表格式报表以整齐的行和列的形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。在报表中可以将数据分组进行统计和计算

（2）图表报表：是指在报表中使用图表，这种方式可以更直观地表示数据之间的关系，不仅美化了图表，而且可以使结果一目了然

（3）标签报表：标签是一种特殊类型的报表，每页上以两列或多列的形式显示记录，在实际应用中，经常会用到标签，如邮寄学生的录取通知书、物品标签等

报表的视图方式

打开任意报表，在“开始”选项卡的“视图”组中单击”视图“向下箭头按钮，从弹出的视图中选择视图方式，报表提供了四种视图查看方式。

（1）设计视图：用于创建和编辑报表的结构

（2）布局视图：用于查看及调整报表的版面设置

（3）报表视图：用来浏览完成的报表

（4）打印预览：用于查看报表的页面数据输出形态

创建简单报表

使用报表工具创建报表

如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一个简单的报表。在使用报表工具自动创建的报表中会显示表或查询数据源的所有字段。

例如：以”学校名称”作为数据源，使用“报表工具”自动创建报表

（1）选择“学校表”

（2）点击“创建”选项卡，单击“报表”面板中的“报表”按钮，这时候会自动生成一个报表

（3）点击保存，输入报表名称，完成报表的创建

使用报表向导创建报表

使用报表向导创建报表不仅可以选择在报表上显示哪些字段，还可以指定数据的分组和排序方式。并且，如果事先创建了数据源之间的关系，还可以使用来自多个表或查询的字段进行创建

例如：以“学生表”作为数据源，使用“报表向导”创建

（1）选中“学生表”，点击“创建”选项卡中”报表“面板中的”报表向导“按钮

（2）设置报表字段的来源，在”表/查询“下拉列表中选择”表：Student“，在”可用字段“列表框中选择需要显示的字段

（3）在”是否添加分组级别“时候可以选择”性别“，按照”性别“来分组，和我们分组查询Group by一样。

（4）确定信息的排序，可以选择学生编号来排序

（5）确定报表的布局，可以使用默认的”递阶“，方向为”纵向“

（6）输入报表名称即可

使用标签向导创建报表

标签与报表功能类似，都可以方便地显示或打印、总结数据。标签可以看作是一种特殊的报表，主要用于创建邮件标签、物品标签等。在Access中，用户可以使用”标签向导“快速地制作标签报表

例如：以”成绩表“走位数据源，使用”标签向导“创建标签报表

（1）选中”成绩表“，点击”创建“选项卡，单击”报表“面板中地”标签“按钮，打开”标签向导“对话框

（2）设置”请指定标签尺寸“、”度量单位“及”按厂商筛选“，也可以自定义标签地大小，然后单击”下一步”按钮

（3）设置字体和颜色

（4）设置标签显示地内容，可以在左侧的“可用字段”中选择用到的字段。然后再右侧可用手动输入内容

（5）可用选择一种字段来排序，按照成绩或学号都可以

（6）输入名称，点击保存，查看效果

使用空白报表工具创建报表

如果使用报表工具或报表向导不能满足报表的设计要求，那么可以使用空白报表工具从头生成报表

例如：以“学生“表作为数据源，使用空白报表工具创建报表

（1）选中“年学生表”，点击“创建”选项卡中“报表”功能中的“空报表”按钮

（2）点击右上方的”添加现有字段“，单击”显示所有表“，此时再”字段列表“中显示当前数据库中的所有数据表。单击”学生“左侧的”+“号，展开该数据表的所有字段

（3）拖动需要显示的字段到报表当中

（4）点击进入”设计视图”，点击”报表布局工具“中的”设计“选项卡，单击”页眉和页脚“面板的”标题“按钮，此时再最上方会添加一个标题文本框，输入”学生信息报表“，然后可以切换到”格式“选项卡，可以对标题进行样式调整，设置字体格式、加粗、居中、颜色

（5）点击保存，输入报表名称，即可生成报表

在报表设计视图中创建报表

使用报表工具和向导可以方便地创建报表，但创建的报表布局简单，可以通过设计视图对报表进行修改

报表的组成

报表和窗体的结构类似，也是有多个节构成。包括报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体

（1）报表页眉：整个报表的页眉，常用来放置有关整个报表的信息，如公司名称、标识图案、以及制表日期、制表单位等内容，每份报表只有一个报表页眉，在报表的首页头部打印输出

（2）页面页眉：页面页眉用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉，报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方

（3）主体：主体是报表打印数据的主体部分。可以将数据源中的字段直接拖到”主体“节中，或者将报表控件放到”主体“节中用来显示数据内容。”主体“节是报表中的关键部分，因此不能删除

（4）页眉页脚：打印在每页的底部，主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息，报表的每一页有一个页面页脚

（5）报表页脚：报表页脚是整个报表的页脚，内容只在报表的最后一页底部打印输出。主要制作报表标题、制作时间、制作单位等，及数据的统计结果信息。报表最后一页中，先在主体数据结束处显示报表页脚，然后再页面最低端显示页面页脚。

（6）组页眉：再分组报表每一组开始的位置，主要显示报表的分组信息。根据需要，可以使用”排序和分组“属性来设置”组页眉/组页脚“区域，以实现报表的分组输出和分组统计。在实际应用中可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层（一般不超过6层）

（7）组页脚：组页脚主要使用文本框或其他类型控件显示分组统计数据，显示在每组结束的位置

使用报表设计视图创建报表

通过报表设计视图不仅可以对报表工具和报表向导等其他方式创建的报表进行修改，还可以根据需要灵活地创建自定义报表。本节主要介绍如何创建自定义报表

例如以”学生成绩查询”作为数据源，利用设计视图创建自定义报表“学生成绩报告”

（1）我们需要创建一个查询对象，因为我们还没有成绩查询的一个查询对象

（2）点击“创建”选项卡中地“报表设计”按钮，打开一个空报表

（3）在报表设计视图中右击，点击“报表属性”或者是点击“属性表”，对象选择为“报表”，然后再“数据”选项卡中的”记录源“选择为刚刚创建的查询”学生成绩查询“

（4）打开现有字段，按住鼠标左键，从字段列表中拖动”学号“字段到报表主体节中，此时会显示标签以及文本框两个控件。我们选中”学号“标签，将其剪切到页面页眉中，然后调整以下标签和文本框的位置。同样的方法将其他字段拖动到报表主体中，并且可以设置对应的标签的样式

（5）在”设计视图“中右击，选择”报表页眉/页脚“命令，然后在”设计“选项卡添加”标题“，标题会直接显示在报表页眉中，或者点击”标签“控件，放在报表页眉中。然后可以调整下字体的样式

（6）保存，回到报表视图中，查看最终效果

（7）这里可以看到，每个数据之间的间隔比较大，所以我们可以回到设计视图，调整一下主体的 大小

正常效果如下：

报表数据的排序与分组

数据表中记录的排列顺序是按照输入的先后排列的，即按照记录的物理顺序排列。如果报表的记录非常多且无序，那么查找数据就十分不方便。使用Access提供的排序和分组功能，可以使报表中的记录按照一定规则进行显示，提高工作效率。

例如：对我们刚刚创建的”学生成绩报告“按照课程名称”分组，魅族数据按照学号升序排序显示，并计算每组课程的平均成绩

（1）用”设计视图”打开“学生成绩报告”报表，切换到“报表设计工具”中的“设计”选项卡，点击“分组和汇总”面板中的“分组和排序：按钮，此时会在报表设计视图下方出现”分组、排序和汇总窗格“

（2）单击”添加组“，选择按照”课程名称“分组。然后单击”添加排序“按钮，打开列表字段，选择按照”学号“字段升序排序。然后点击”分组“的课程名称的那一行，点击更多按钮，选择“有页脚节“选项，单击”汇总“按钮，从”汇总方式“中选择”成绩“选项，类型中选择“平均值“，选择”在组页脚中显示小计“复选框

（3）调整页面页眉中“课程名称”标签的位置，将主体中的“课程名称”文本框剪切到课程名称页眉节中，在课程名称页脚中添加“标签”控件，并输入“平均成绩”

（4）保存，进入报表视图查看最终效果

报表数据的计算

在报表的实际应用中，除了显示和打印原始数据，在组页脚、页面页脚中进行简单的计算外，还需要利用各种计算来进行数据分析得出结论性的结果，例如：总计、计数、求平均值等。报表中应用统计运算使通过在报表中添加计算型控件实现的。

例如：在“学生成绩报告”中增加”通过情况“一列，成绩大与70分算“通过”，否则算”不通过“

（1）打开“学生成绩报告”报表，进入到设计视图

（2）在“页面页眉”中添加“通过情况”的标签；然后在主体中添加一个文本框，将该文本框的“名称”修改为一个比较简单的名字，在该文本框的“控件来源“属性中输入表达式：=IIF([字段名称])>=70,”通过”,”未通过”)

（3）单击保存，查看结果

创建主/子报表

在合并报表显示数据时可以使用子报表。子报表是指插入到其他报表中的报表，包含子报表的报表伟主报表。主报表对应表间关系中的”一“方，子报表对应”多“方

例如，以“年级表”和“学生表”作为数据源创建主报表和子报表

（1）点击”创建“选项卡，点击”报表“中的”报表向导“按钮

（2）利用报表向导，创建”年级主报表”的报表对象，包括“年级编号”和“年级名称”字段。

（3）在设计视图下打开“年级主报表“，调整主体节区域大小，单击”控件“组中的”子窗体/子报表“控件按钮

（4）选择”现有的表和查询“，点击下一步，选择要显示的”学生表“当中的字段

（5）选择”从列表中选择“，下方默认不改变，点击下一步

（6）输入子报表的名称，点击完成，我们也可以将子报表的名称给删除掉，最终效果如下：

报表的打印

报表的一个主要作用就是能够将数据库中的数据通过打印机打印出来，所以使用报表另一个基本的技巧就是打印报表。本节将主要介绍报表页面的设置及打印报表的方法

页面设置

打印的页面设置会影响报表的形式，因此在打印之前要进行页面设置

例如：将”学生基本信息”报表对象的“页边距”设置为上、下、左、右、都是10毫米

（1）打开“学生基本信息”报表，在弹出的快捷菜单中选择“打印预览”

（2）单击“页面布局”面板中的“页面设置”按钮，弹出”页面设置”对话框，在“打印选项”中设置上、下、左、右页边距为10毫米

（3）在“页面设置“的对话框中，单击”页“选项卡可以设置纸张的大小和来源、打印的方向以及使用的打印机

（4）在”页面设置“的对话框中，单击”列“选项卡可以进行网格设置，行列之间的距离，列尺寸等

多列打印报表

有时候报表中的信息很短，这时候需要将报表分成多列打印，这就是多列报表

设置多列报表的步骤如下：

（1）创建如下的报表结构，并将控件放在一个合理宽度范围内，也就是将我们刚刚的学生信息报表，形成多列显示，例如2列显示，那我们就需要在页面页眉处，再次增加同样的一个标签名称

（2）在预览视图中，点击”页面布局“面板中的”页面设置“按钮，弹出的”页面设置”对话框，选择“列”选项卡

然后将列调整为2列，并且设置每一列之间的最佳间距，根据控件的位置调整，以及每列的行间距、列间距、以及每一列的宽度。这里的“先行后列”和“先列后行” 的意思就是先将“一行”的内容显示完，还是先显示“一列”的内容

（3）保存，查看最终效果

打印设置

编辑好报表后，需要将报表打印出来。打印报表时，将报表切换到打印预览视图，在“打印预览”选项卡 的“打印”组中单击“打印”按钮，弹出“打印”对话框

在“打印”对话框中，用户可以选择打印机的型号、要打印的范围、打印的份数；单击“设置”按钮，弹出“页面设置”对话框，对“边距”和“列”进行设置

完成各选项的设置后，单击“确定“按钮即可打印

思考题

1.什么是报表？报表和窗体有何不同

2.报表由哪几节构成？每节有什么特点

3.Access的报表分为哪几种类型？他们各自的特征是什么？

4.标签报表有什么作用？如何创建标签报表

5.如何设置报表的分组和排序？分组的主要目的是什么？

6.在报表页脚和组页脚中使用计算控件与主体节中使用计算型控件有何不同？