Access_CH02_表

本章目标

• 创建表
• 设置字段属性
• 输入数据
• 维护表
• 操作表
• 表间关系
• 数据导入和导出

创建表

表由表结构和表数据两部分组成。表结构指的是表的框架，也就是表包含的字段；表数据指的是表的内容，也就是表包含的记录。通常情况下，创建表指的是创建表的结构。

Access 2010 提供了3种常用创建表的方法。

​ (1)通过数据表视图创建表

​ (2)使用表设计视图创建表

​ (3)使用模板创建表

通过数据表视图创建表

数据表视图是按行和列显示数据的视图，其中每列称为字段，每行称为记录。数据表视图通常用于记录的显示、添加、删除、修改和查询等操作。数据表视图下也可以完成字段的插入、删除、更名等操作。

单击”单击以添加”标题栏右侧的向下箭头，在下拉列表中选择对应数据类型.

编辑完所有列后，单击报存或按Ctrl+S

完整学生表结构

使用设计视图创建表

通过设计视图既可以修改现有的表，也可以建立新表。这种建表方式最为灵活，也最常用，较为复杂的表都要在设计视图中建立。

表设计视图分为上下两个部分。上半部分是字段输入区，下半部分是字段属性区。

年级表完整结构

使用模板创建表

对于一些常用的应用，如“联系人”、“任务”、“用户”等相关主题的数据表和窗体等对象，可以用Access自带的模板。使用模板创建表的好处是方便快捷，但有时与实际要求有所不同，需要通过设计视图对其做进一步修改。

设置字段属性

为字段定义了字段名、数据类型及说明后，用户还可以定义字段属性。字段属性是一组特征，使用它可以控制数据在字段中的保存、处理或显示。

每个字段都拥有字段属性，不同的数据类型拥有的字段属性是不同的。

字段的命名规则与数据类型

字段名：

1、字段名长度为1～64个字符。

2、字段名可以包含字母，汉字，数字，空格，和其他字符。

3、字段名不能以空格开头，不能包含句号，感叹号，方括号和单引号。

4、字段名不能使用ASCII为0-32的ASCII字符。

数据类型：

1．文本型（Text）：用于输入文本或文本与数字相结合的数据，最长为255个字符（字节），默认值是50。在Access中，每一个汉字和所有特殊字符（包括中文标点符号）都算作一个字符。 表示方法：用英文单引号（’ ’）或英方双引号（” ”）括起来。例：’王刚’、’会计2班’、’3246291’等。

２．货币型（Currency）：用来存储货币值，占8个字节，在计算中禁止四舍五入。

３．数字型（Number）：用于可以进行数值计算的数据，但货币除外。数字型字段按字段大小分字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数7种情形，分别占1、2、4、4、8、16和12个字节。 表示方法：直接书写即可。例：3246291

４．日期/时间型（Date/Time）：用于存储日期和（或）时间值，占8个字节。 表示方法：用英文字符#号括起来。例：#2010-02-25#、#02/25/2010#、#2010-02-25 15：30#、#2010-02-25 3：30pm#、#15:30#都是合法的表示方法。不过要注意：日期和时间之间要留有一个空格。

５．自动编号型（AutoNumber）：用于在添加记录时自动插入的序号（每次递增1或随机数），默认是长整型，也可以改为同步复制ID。自动编号不能更新。

６．是/否型（Yes/No）：用于表示逻辑值（是/否，真/假），占1个字节。 表示方法： .T. .F. True false

７．备注型/长文本型（Memo/Long Text）：用于长文本或长文本与数字（大于255个字符）的结合，最长为65535个字符。

８．OLE对象型（OLE Object）：用于使用OLE协议在其它程序中创建的OLE对象（如Word文档、Excel电子表格、图片、声音等），最多存储1GB（受磁盘空间限制）。

９．超级链接型（Hyper Link）：用于存放超级链接地址，最多存储64000个字符。

10．查阅向导型（Lockup Wizard）：让用户通过组合框或列表框选择来自其它表或值列表的值，实际的字段类型和长度取决于数据的来源。

11. 附件型（Enclosure）:可以让用户选择任意类型的文件，而且可以是多个。
12. 计算型（Calculation）:一种特殊的数据类型，可以结合公式或表达式来自动计算数据。

设置主键

主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。只有为表定义了主键，该表才能与数据库中的其它表建立联系，从而能够利用查询、窗体和报表迅速、准确的查找和组合不同表中的信息，这也是数据库的主要作用之一。

主键的取值不能重复，也不能为空。Access中主要有三种主键：

（1）自动编号主键：在用户没有设置主键的情况下，Access会创建一个数据类型为自动编号的主键。

（2）单字段主键：如果一个字段包含了唯一的值，能够将不同的记录区分开，就可以将该字段设置为主键。

（3）复合主键：如果表中单字段不能唯一标识一条记录，则可以将两个或多个字段定为主键，这种多字段主键称为复合主键。

“字段大小”属性

“字段大小”属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的最大大小时，系统将拒绝接收。

“字段大小”属性只适用于短文本、数字和自动编号类型的字段。段文本型字段的”字段大小”属性的取值范围是0-255，默认值为255；

数字型字段的”字段大小”属性可以设置的种类最多，选择时单击“字段大小”属性框，然后单击右侧向下箭头按钮，从弹出的下拉列表中选择一种类型。

自动编号型字段的“字段大小”属性可设置为“长整型”和“同步复制I”两种。

“格式”属性

“格式”属性用来确定数据的显示和打印方式，从而使表中的数据输出有一定规范，可以使数据的显示统一美观。格式属性只影响数据的显示格式，不影响数据在表中的存储。

Access系统提供了一些字段的预定义格式供用户选择。预定义格式可以用于设置数字、大型页码、货币、自动编号、日期和是/否等类型字段，对于短文本和长文本等类型字段没有预定义格式，用户可以自定义它们的格式。

在Access中，有几种文本格式符号，使用这些符号可以将数据表中的数据按照一定的格式进行处理。

短文本和长文本型数据的格式符号：

符号	说明
@	要求输入文本字符(最少一个字符或空格)
&	不需要输入文本字符
-	使所有字符右对齐
!	使所有字符左对齐
>	使所有字符为大写
<	使所有字符为小写

日期类型数据的显示格式：

数字类型数据的显示格式：

“输入掩码”属性

“输入掩码”属性用于定义数据的输入格式，以限制不符合规定的数据的输入。使用输入掩码属性可以提高数据输入的效率。且只针对文本和日期相关类型的字段。

输入掩码由一个必须部分和两个可选部分组成，每部分用分号隔开。

（1）第一部分：必须的，由掩码字符和字面字符（如括号、连字符等）组成。常用掩码字符如下图所示：

字符	功能
0	必须输入数字0-9
9	可选输入数字0-9
#	可选输入0-9、空格、加号、减号
L	每位必须输入大小写字母
?	可选输入大小写字母、空格
A	每位必须输入字母或数字
a	可以选择输入字母或数字
&	必须输入任意的字符或一个空格
C	可以选择输入任意的字符或一个空格
<	将其后所有字符转换为小写
>	将其后所有字符转换为大写
!	使输入掩码从右到左显示
\	使接下来的第一个字符以字面字符显示
“”	双引号中的字符以字面字符显示
password	文本框中输入的任何字符都按字面字符保存，但显示为*

（2）第二部分：可选的，指定是否包含在表中保存字面字符。如果设置为“0”，则所有字面显示字符都与数值一同保存；如果设置为“1”或缺省，则仅显示而不保存字面字符。此部分设置为“1”能节省数据库存储空间。

（3）第三部分：可选的，指明用作占位符的字符。默认情况下，占位符使用下划线”_”.

案例1：设置11位手机号

案例2：设置密码

案例3：设置指定地区的座机号码(前7位必须是数字，第8位可以是数字，也可以不输入)

“验证规则”与“验证文本”属性

利用”验证规则”和“验证文本”属性可以限制非法数据输入到表中。

“验证规则”属性用于对输入到记录中的字段数据指定要求或限制条件(例如成绩必须在0-100分)。

“验证文本”属性用于设置输入数据违反验证规则时显示的提示信息。

“默认值”属性

默认值就是字段的缺省值。在一个数据库表中，往往会有一些字段的数据内容相同或者包含有相同的部分，为减少数据输入量，可以将出现较多的值作为该字段的默认值。

“索引”属性

索引是将记录按照某个字段或某几个字段进行逻辑排序，就像字典中的索引提供了按拼音顺序对应汉子页码的列表和按笔画顺序对应汉子页码的列表，利用它们可以快速找到需要的汉子。建立索引有助于快速查找和排序记录。

其他常用属性

“标题”属性：

如果給字段设置了标题属性，在数据表视图中显示的将不是字段名称而是标题属性中的名称。

“必须”属性：

此属性决定字段是否必须输入数据，其默认值是“否”。如果设置为“是”，则指该字段不允许出现空值，也就是Null。空值是缺少的、未经定义或未知的值，即什么都不输入。

“允许空字符串”属性：

“允许空字符串”是短文本和长文本类型字段的专有属性，其默认值为“是”,表示该字段可以是空字符串。如果设置为“否”，则不允许出现空字符串。空字符串是长度为0的字符串，即不含字符串的字符串，用一对连续的英文双引号表示，即””.

输入数据

输入不同类型的数据

略

通过“查询向导”输入数据

通过“查询向导”，用户可以通过选取列表中的数据完成字段值的输入，这使得数据输入更加方便，并可以确保输入该字段的数据一致性。

维护表

维护表的结构

维护表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删除字段、重新设置主关键字、设置字段属性等，维护表结构的操作在设计视图中完成。

维护表的数据

维护表的数据主要包括添加记录、修改记录、删除记录以及复制记录等。

（1）记录的定位：

（2）记录的选择：

（3）修改数据记录：

​ 略

（4）删除数据记录：

​ 略

（5）复制数据记录：

​ 略

调整表的外观

在数据表视图中，用户可以根据需要调整数据表的外观，如调整行高和列宽、隐藏和冻结字段、设置字段的字体格式等，这些操作可以使数据更加清晰和美观，更加方便用户对表的查看和操作。

（1）调整列宽

方式1：

方式2：

直接用鼠标拖动列的边界线

（2）调整行高

方式1：

方式2：

直接用鼠标拖动行的边界线

（3）隐藏字段和显示字段

隐藏字段：

取消隐藏字段：

（4）冻结字段

冻结一列或多列，就是将这些列自动的放在数据表视图的最左端，而且无论如何左右滚动数据表视图窗口，系统会自动将冻结的字段列放在最左端保持它们随时可见，以方便用户浏览数据。

冻结字段：

取消冻结字段：

（5）插入子数据表

（6）删除子数据表

操作表

数据的查找和替换

在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当希望查找或替换某一数据时就比较困难。Access提供了非常方便的查找和替换功能，使用它可以快速的找到所需要的数据。

记录排序

一般情况下，表中数据的排列按照最初输入数据的排序来显示的。但在使用过程中通常会希望表中记录是按照某种顺序排列，以便于查看浏览，这就需要设定记录排序以便达到所需要的顺序。

排序要点：

(1)对于短文本型的字段，如果它的内容有数字，那么则会被视为字符串。

(2)按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排在第一条。

(3)数据类型为长文本、超链接、OLE对象或附件类型的字段不能排序。

记录的筛选

筛选是在众多的数据记录中显示那些满足特定条件的记录，不满足条件的记录暂时隐藏。

表间关系

表间关系概念

所谓表间关系，指的是两个表中有一个相同的数据类型和字段大小的关联字段，利用这个字段来建立的两个表之间的联系。通常情况下，关联字段是一个表的主键或唯一索引，该字段可以是另一个表的主键，也可以是普通字段，它在另一个表中通常被称为外键。外键中的数据应和关联表中主键字段相匹配。

创建与编辑表间关系

表间关系的创建、编辑和删除等操作都是在关系窗口下完成的。

实施参照完整性

当两个表之间建立联系后，用户不能再随意的更改建立关联的字段，从而保证数据的完整型，这种完整性称为数据库的参照完整性。

参照完整性规则包括“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”3个方面。

数据导入和导出

数据的导入和链接

一般而言，Access数据库获得数据的方式主要有两种：一种是在数据表或窗体中直接输入数据；另一种是利用数据的导入功能，将外部数据导入到当前数据库中。

Access可以导入多种数据类型的文件，如Access数据库、Excel、Odbc数据库、文本文件、xml文件、SharePoint列表等。将其它数据文件导入到Access数据库表中，在数据库中所做的改变不会影响原来的数据。

导入excel:

数据的导出

数据的导出是将Access中的数据转换为其它格式的数据，从而实现不同应用程序之间的数据共享。并且为了数据库的安全性和数据共享，有时需要对数据库进行数据的导出操作。

Access可以导出的数据类型有多种，如Access数据库、Excel电子表格、文本文件、XML文件、pdf文件或xps文件、Word文件、SharePoint列表等。

思考题

1.创建表的方法有哪些？各有什么特点？

2.Access提供的字段的数据类型有哪几种？

3.字段的命名规则是什么？

4.标题属性的功能是什么？字段格式属性的作用是什么？有哪两种？

5.字段输入掩码的作用是什么？格式和输入掩码有什么区别？

6.要想給两个表建立关系，这两个表至少满足什么条件？如何创建表间关系？

7.什么是主键？作为主键字段值有什么要求？

8.设置字段标题属性会发生什么变化？

9.实施参照完整性意味着什么？级联更新、级联删除意味着什么？

10.如何筛选出特定条件的记录，有几种方法？

11.如何导入、导出不同类型的数据？导入和链接数据有什么区别？·